Według raportu Instytutu Sobieskiego na temat rozwoju digitalizacji do roku 2023 Polska ma szansę objąć pozycję lidera w zakresie cyfryzacji w Europie. Rosnąca liczba firm zauważa ten progresywny potencjał technologiczny, który można niezwykle prosto wykorzystać w walce z brakiem czasu, wysokimi kosztami związanymi z prowadzeniem biznesu oraz słabą komunikacją. Rynek oferuje szeroki wachlarz interesujących aplikacji, stanowiących wsparcie dla procesów biznesowych, jednak nie wszystkie spełniają swoje założenia. Dlatego prezentujemy przydatne informacje, które wskażą w co warto inwestować, w celu zapewnienia optymalnego funkcjonowania całego przedsiębiorstwa oraz by zapewnić skuteczny workflow.

Wirtualna dokumentacja pracownicza

W 2019 r. weszły w życie przepisy, które przyczyniły się do łatwiejszego zarządzania dokumentacją pracowniczą. Ich wprowadzenie umożliwiło pracodawcom przechowywanie akt pracowniczych (poza tradycyjną formą papierową), również cyfrowo. Coraz więcej firm rezygnuje ze standardowych teczek, wprowadzając wersje elektroniczne. Takie rozwiązanie jest o wiele wygodniejsze – zachowanie niezwykle ważnego w tym aspekcie porządku w dokumentacji może stanowić prawdziwe wyzwanie, nawet dla wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników działu Kadr. Przeglądanie, odnajdywanie konkretnych plików czy przemyślana organizacja, mogą rodzić wiele trudności. Dodatkowo gromadzenie przez kilka lat dokumentacji rodzi potrzebę wygospodarowania coraz to większej przestrzeni. Jeśli chodzi o większe firmy, można mówić nawet o całych magazynach. Wszystko to wiąże się z ponoszeniem dodatkowych, czasem niemałych kosztów. Jeszcze do niedawna obowiązywało prawo zmuszające pracodawcę do przechowywania akt pracowniczych przez 50 lat. Od 1 stycznia tego roku termin ten uległ zmianie – do 10 lat. Pomimo skrócenia tego czasu, nadal spełnienie tego obowiązku może powodować problemy.

Cyfrowa teczka została opracowana w oparciu o standardową. Zawiera ona wszystkie kompletne dane dotyczące pracownika. Wszystkie po przeskanowaniu otrzymują kwalifikowaną pieczęć pracodawcy lub oprawione są podpisem elektronicznym.

Zalety teczki elektronicznej:

  • Usprawnienie pracy działu Kadr. Takie czynności jak wyszukiwanie informacji, przeszukiwanie archiwum czy dostęp do danych są niezwykle łatwe, a ich realizacja zajmuje mało czasu.
  • Uporządkowana i logiczna baza danych minimalizuje ryzyko popełnienia błędów np. w zakresie podana nieprawidłowych danych pracownika.
  • Brak konieczności drukowania dokumentów wynika z dysponowania wszystkimi danymi w systemie. To troska o środowisko, która jednocześnie wiąże się z obniżeniem kosztów – wyeliminowany jest obowiązek przechowywania dokumentacji w formie papierowej. To także brak konieczności ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem czy wynajmem pomieszczeń przeznaczonych do przechowywania dokumentacji.
  • Aplikacja zachowuje najwyższe standardy dotyczące bezpieczeństwa. Wszystkie akta zabezpieczone są przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich.

Elektroniczne PITy czyli nowy sposób wystawiania rozliczeń

Nowe przepisy prawa zostały wprowadzone w 2019 roku również w zakresie rozliczeń rocznych PIT. Wprowadzona zmiana umożliwiła elektroniczne wystawienie PIT-u, za pomocą dedykowanego systemu. By rozliczenie mogło spełniać wymogi nowego prawa, musi posiadać formę nieedytowalną oraz zawierać kwalifikowany podpis elektroniczny.

Proces wystawienia takiego dokumentu jest niezwykle prosty – pracownik otrzymuje za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS informacje o tym, że rozliczenie czeka na jego odbiór. W następnym kroku przekazywany jest mu indywidualny dostęp do platformy. W systemie czeka na niego gotowa do pobrania dokumentacja. Co istotne, szczególnie z punktu widzenia pracodawcy, całą procedurę można bardzo łatwo odtworzyć – dotyczy to również byłych pracowników.

Realizacja takiego rozwiązania możliwa jest poprzez zastosowanie szeregu zautomatyzowanych elementów. Realnie przekłada się to na optymalizację czasu, który dział Kadr musiał dotychczas poświęcać np. na sporządzenie raportów oraz zestawień. Wraz z wdrożeniem systemu nie jest to już konieczne – wszystkie te czynności wykonuje aplikacja, dzięki rozwiązaniu jakim jest automatyczne generowanie raportów.

Warty zaznaczenia jest fakt, iż podobnie jak w przypadku elektronicznych teczek, dochodzi tu do przetwarzania danych osobowych. Dlatego system musi prezentować najwyższe standardy bezpieczeństwa. Zastosowane są m.in. wieloetapowe uwierzytelnianie oraz ograniczony pod względem czasowym dostęp do platformy. Ponadto zarządzać platformą od strony techniczno-organizacyjnej mogą wyłącznie pracownicy o właściwym statusie. Wykorzystywany jest również różnorodny poziom uprawnień. Dzięki temu możliwe jest nadanie niektórym podwładnym dostępu do całej platformy, a innym (z zazwyczaj z mniejszymi kwalifikacjami czy doświadczeniem), jedynie do wybranego obszaru.

Wdrożeniem modułu e-PIT w Systemie Obiegu Dokumentów Logito jest dla działu Kadr jednoznaczne ze skróceniem czasu oraz ułatwieniem szeregu procesów. Dla reszty pracowników firmy jego zastosowanie wiąże się z dużą wygodą oraz szybkim uzyskaniem rozliczenia PIT. Takie rozwiązanie będzie pożądane zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach lub firmach, które dysponują wieloma, rozproszonymi pod względem lokalizacyjnym działami.

Porządek w dokumentacji dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów

Rosnąca liczba przedsiębiorstw zmaga się z brakiem wypracowanego i przemyślanego systemu dedykowanego do zarządzania dokumentami. To bardzo często pojawiający się problem w firmach o niemal każdej wielkości. Bywa, że taka dokumentacja jak umowy czy faktury, ulokowane są w różnych, niekoniecznie blisko położonych siebie obszarach firmy. W wyniku tego dochodzi do spowolnienia wykonywania pracy, zmniejszenia wydajności oraz znacznie wzrasta ryzyko związane z dezinformacją czy popełnieniem znaczącego błędu. Elektroniczny Obieg Dokumentów przyczynia się do zachowania porządku oraz przyspieszenia szeregu procesów. Ponadto zagwarantowany zostaje sprawnie funkcjonujący workflow, a docelowo działanie całej firmy na wielu obszarach ulega ogólnej poprawie.

Aplikacja jest rozbudowana na tyle, że  jej funkcje realnie przekładają się podczas wykonywania obowiązków pracowniczych każdego dnia. Możliwość wskazania dokładnej ścieżki przepływu dla wszystkich pism z osobna, gwarantuje wysokiej jakości organizację oraz zapewnia zachowanie porządku. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów pomaga również w zarządzaniu, dzięki funkcji śledzenia. Pracownicy dysponujący odpowiednimi uprawnieniami mogą kontrolować np. jakiego rodzaju dokumentacja oraz przez jakich pracowników jest wykorzystywana. Obszerna baza modułów pozwala na dostosowanie systemu do charakteru firmy i jej indywidualnych potrzeb.

Wdrożenie w naszej firmie Sytemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w bardzo dużym stopniu przełożyło się na usprawnienie oraz przyspieszenie realizacji szerokiego spectrum codziennych zadań, co tyczy się całego działu Kadr. Pozytywne zmiany zaszły również w obszarze komunikacji wewnętrznej i co nas szczególnie cieszy – w zakresie obsługi spraw pracowników. Nie jest konieczne spędzanie czasu na niepotrzebne spotkania, ponieważ bardzo duży zakres prac można zrealizować poprzez system. Ponadto szerokie spectrum dokumentów, które do tej pory musiały być przygotowane przez nas, dziś bez naszego udziału realizuje system.” – mówi Joanna Nowicka – Bereś, Kierownik ds. Kadr i Administracji, Ideo Sp. z o. o.

Adekwatnie sytuacja wygląda w kwestii delegacji. W przypadku ręcznego monitorowania podróży służbowych i kontrola wydatków, jest bardzo skomplikowana. Im większe przedsiębiorstwo, tym bardziej zachowanie ładu informacyjnego oraz właściwego poziomu organizacji jest skomplikowane.  Wykorzystując w tym celu aplikację, obowiązki związane ze składaniem wniosku, realizacją wyjazdu oraz późniejszym rozliczeniem go, nie zajmują dużo czasu oraz są łatwe. Wygoda systemu opiera się na tym, że podobny zakres działań dostępny jest w przypadku urlopów – logiczny terminarz czy łatwe zajmowanie się zastępstwami, przyczyniają się wyeliminowania niezaplanowanych przestoi oraz przekładają się na szybkie wykonanie zadań i obowiązków związanych ze składaniem wniosków urlopowych.

Zintegrowana platforma komunikacyjno-biznesowa

Intranet cieszy się rosnącym zainteresowaniem przedsiębiorców, którzy stawiają na wysoką jakość komunikacji wewnętrznej oraz organizację pracy na wielu płaszczyznach. System intranetowy daje wiele możliwości, m.in. opcję dopasowania poszczególnych modułów, pod własne wymagania czy oczekiwania. Jedną z największych jego zalet jest fakt, iż podwładni z jednego miejsca mogą zarządzać dedykowanymi narzędziami, które przekładają się na efektywniejszą pracę. Takie opcje np. rezerwacja zasobów, dostęp do harmonogramów czy bazy danych, oznaczają sprawniejszą pracę całej załogi. Poprzez takie funkcje jak komunikator wewnętrzny, newsletter, blog, forum czy wymiana opinii intranet idealnie sprawdza się jako rozbudowana przestrzeń społecznościowa, która przekłada się na dobrą integrację pracowników firmy.

Intranet może realnie przełożyć się na jakość oraz dynamikę pracy działu Kadr. Na bieżąco aktualizowana baza wiedzy oraz dokumentów pracowniczych, w połączeniu z opcją kontroli przepływu informacji, wiąże się dla administracji z końcem piętrzących się papierów oraz niespełniającą swojej roli komunikacją.

Platformę można dopasować do wymagań i potrzeb przedsiębiorstwa, poprzez wybór jedynie interesujących i przydatnych modułów. Z tego względu system intranetowy spełni swoją rolę nie tylko w dużych korporacjach, ale również w kilkuosobowych firmach.

Wykonanie procesów wewnętrznych sprawnie i szybko jest możliwe dzięki zautomatyzowaniu wielu czynności. Jest to szczególnie ważne i zauważalne w odniesieniu do obowiązków działu Kadr. Ma jednak przełożenie na funkcjonowanie wszystkich pracowników, dzięki rozbudowanymi możliwościom. Wprowadzane w przedsiębiorstwie najnowsze rozwiązania technologiczne, są wsparciem w zakresie biznesowym oraz komunikacyjnym.