Pożar w firmie to zdarzenie losowe, które może skutecznie sparaliżować funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. O ile utracone mienie i infrastrukturę można względnie łatwo odbudować dzięki wypłaconej sumie ubezpieczenia, o tyle odtworzenie wymaganej przepisami dokumentacji jest dużo bardziej skomplikowane.
Odpowiedzialność prawna za brak dokumentacji księgowej
Przepisy Ordynacji Podatkowej nakładają na każdego przedsiębiorcę obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli w praktyce przez co najmniej 5 lat. Zasada ta dotyczy nie tylko samych ksiąg podatkowych, ale również oryginałów dokumentów będących podstawą wszelkich zapisów księgowych, czyli: faktur, rachunków, not i ewidencji. Jeśli podczas ewentualnej kontroli stwierdzone zostaną braki w dokumentacji lub fakt przechowywania dokumentów w sposób uniemożliwiający ich odczyt, na przedsiębiorcę mogą zostać nałożone wysokie grzywny.
Istotną okolicznością łagodzącą, mającą przełożenie na wysokość ew. kary za brak dokumentacji jest zakres działań, jakie podatnik podjął bezpośrednio po zaistnieniu szkody. Ważne jest, aby tuż po utracie lub zniszczeniu dokumentów sporządzić szczegółowy protokół strat oraz zgłosić ten fakt do organów podatkowych. Ważnym dowodem na nieumyślny charakter szkody będzie także raport odpowiednich służb (straż pożarna lub policja). Ponadto, przedsiębiorca powinien niezwłocznie podjąć działania ukierunkowane na uzyskanie od swoich kontrahentów równoważnych duplikatów posiadanych wcześniej dokumentów.
Zgoła inaczej sytuacja wygląda w przypadku podatników podlegających przepisom dotyczących VAT. Z odrębnych przepisów wynika bowiem, że nieposiadanie oryginałów dokumentów uprawniających do zmniejszenia należnego VATu w momencie dokonywania tej czynności (czyli de facto w dniu składania deklaracji) skutkuje brakiem możliwości jego odliczenia.
Metody zabezpieczenia dokumentacji papierowej przed zniszczeniem
Najpewniejszym sposobem na ochronę dokumentacji firmowej przed zniszczeniem jest jej zdigitalizowanie oraz przechowywanie w chmurze. Istotne jest, aby miejscem zapisu cyfrowych dokumentów była właśnie tzw. “chmura” (czyli zespół serwerów rozproszonych po różnorodnych lokalizacjach), a nie np. jeden centralny dysk twardy w zakładzie, który również może ulec zniszczeniu.
Jednakże, nie w każdych okolicznościach wprowadzenie pełnego cyfrowego obiegu dokumentacji jest możliwe (lub zasadne) i część dokumentów zawsze pozostanie w wersji papierowej. W takiej sytuacji konieczne jest wydzielenie w zakładzie osobnego pomieszczenia na archiwum, które powinno spełniać szereg wymogów prawnych dot. m.in. usytuowania w budynku, drzwi wejściowych o odpowiedniej klasie odporności przeciwpożarowej, zabezpieczeń antywłamaniowych, a nawet oświetlenia.
Oprócz standardowych regałów półkowych do archiwum, ważnym elementem wyposażenia tego typu pomieszczeń są szafy lub sejfy ogniotrwałe, służące do bezpiecznego przechowywania dokumentów szczególnie istotnych z punktu widzenia przedsiębiorstwa. Ich cechą charakterystyczną odróżniającą szafy ognioodporne od typowych szaf na dokumenty jest potwierdzona odpowiednimi badaniami odporność na działanie ognia, wyrażona w minutach. Przykład: sejf ogniotrwały oznaczony symbolem LFS 60 będzie chronić przed spłonięciem umieszczony wewnątrz papier przez co najmniej przez godzinę od momentu wybuchu pożaru w pomieszczeniu. Warto zainteresować się także szafami o podwyższonej odporności na ogień CERTOS. Znajdują się one w ofercie sklepu internetowego mebledobiura.pl. Występują one w wielu wariantach, które umożliwią dobranie właściwej do potrzeb szafy metalowej.